Tipos de deudores en la gestión de cobros.

1) CIRCUNSTANCIAL

El impagado y deudor circunstancial, son los que se producen porque tu cliente a pesar de poder pagarte, ha bloqueado el pago.

  • Podría ser porque pone en duda la calidad del servicio recibido.
  • Un cliente que ve un supuesto incumplimiento de lo que inicialmente quería.
  • Tiene buena fe, capacidad para pagar la deuda, pero lo hará cuando solventes el inconveniente 

Este tipo de impagado suele darse porque hay un litigio por medio, un error en la factura o porque tu cliente quiere castigarte por lo que él considera un mal servicio o atención.

¿Cómo gestionarlo?

  • Busca con la mayor rapidez una solución a la incidencia. Y si la razón ha sido por una mala atención, cambia de manera radical tu protocolo de actuación con el cliente.
  • Discúlpate por los errores cometidos e intenta reconducir la situación.
  • Dale una atención personalizada y ya verás como consigues normalizar los pagos de ese cliente.

2) FORTUITO

  • Es un cliente que tiene buena fe, quiere pagar, pero puntualmente no puede por un problema transitorio de liquidez. Bien porque está atravesando una mala racha de impagados, problemas con las entidades bancarias, un cambio de gerencia o la pérdida de un importante cliente.
  • Su situación de insolvencia es transitoria
  • Tu cliente es honesto, da la cara, tiene voluntad de pagar, pero momentáneamente no puede. Te lo expone con franqueza. Y te pide dividir la factura en varios pagos.

¿Cómo gestionarlo?

  • Negocia de manera inmediata un acuerdo en el que le permitas el pago fraccionado de la deuda.
  • Un acuerdo realista y que el deudor pueda cumplir.
  • Realiza un seguimiento continuado del pago sin apremiar demasiado.

3) INTENCIONAL

Estarás ante un impagado y deudor Intencional, cuando te enfrentes a un cliente que tiene capacidad de pago, pero no quiere pagar. Su estrategia será la invasión de excusas para eludir su responsabilidad. Su objetivo principal es retrasar al máximo los pagos.

  • Son los de mala fe, ya que tienen capacidad de pago, pero no quieren pagar
  • Dentro de este grupo, tendrías los que con el paso del tiempo terminan pagando y los profesionales que no pagan nunca.
  • Los que acaban pagando, suele tratarse de empresas que dentro de su política de pagos tienen como norma no pagar en el plazo estipulado y ganan tiempo como profesionales de la demora, haciéndote creer que no tienes derecho a reclamar porque no han transcurrido 30,60 o 90 días del vencimiento del pago de la factura.
  • Su objetivo de retrasar voluntariamente el pago, es jugar con el dinero de sus proveedores y así ganar unos días de financiación gratuita.
  • Cualquier incidencia y excusa para retrasar el pago de la deuda la aprovecharán.

¿Cómo gestionarlo?

  • Haz la reclamación de manera inmediata, desde que vence el plazo de pago.
  • Actúa de manera cortés, pero con firmeza y si es necesario presiona con el devengo de intereses moratorios.

4) DESORGANIZADO E INCOMPETENTE

En cuarto lugar, estaría el impagado por una mala gestión administrativa de deudores desorganizados e incompetentes. Este tipo de deudor es de buena fe, tiene intención y pueden pagar. Pero son bastante desorganizados, despistados y no están pendientes de cuando tienen que hacerlo.

  • La administración de sus negocios suelen ser un caos, no los gestionan de manera adecuada
  • No suelen tener un sistema y criterio organizado de pago a sus proveedores, suelen fiarse de la memoria. Y el despiste es lo que diferencia a su marca personal.
  • Lo más probable es que este tipo de deudor, haya perdido tu factura o se le haya olvidado ordenar o realizar tu pago.

¿Cómo gestionarlo?

  • Te enfrentas a un tipo de cliente que es buen pagador, pero un pésimo gestor de su negocio. Por lo que tu gestión de cobro debe de estar siempre dentro del  terreno amistoso. Trata a tu cliente con bastante delicadeza y no pongas en peligro vuestras relaciones comerciales,  por no emplear el tono adecuado.
  • Y ya que conoces esa desorganización de tu cliente, sé muy proactivo en la gestión de sus cobros. Evitarás así, que de manera continuada te genere facturas impagadas
  • Lo bueno, es que por lo general, cuando les avisas, te pagan de inmediato.

5) NEGLIGENTE

En quinto lugar, tienes el impagado que se origina por un deudor negligentePuede pagar, pero se despreocupa. El impagado no se produce por falta de liquidez, suele ir asociado a un problema de dirección.

¿Cómo gestionarlo?

Reclama la deuda con firmeza. Insiste el tiempo que haga falta porque tu cliente tiene capacidad de pago.

6) INSUMISO

Y en último lugar tendrías el impagado del deudor insumiso. El que puede pagar pero no quiere porque considera que no existe la deuda. Recurren a la picaresca y cualquier pretexto es bueno para no pagar.

¿Cómo gestionarlo?

  • Deberás armarte de paciencia y utilizar tus mejores armas y argumentos para convencerle de la existencia de la deuda, que esta es cierta y que ha vencido. Siempre aportando pruebas que validen tus argumentos. Si no lo consigues, da por fallido el cobro.
  • Una vez segmentados los tipos de impagados y reconocidos los perfiles de deudores con los que te puedes encontrar, toca pasar a la acción y resolver con agilidad el cobro de tu impagado.

Recuerda: 

Tu cliente siempre, te respetará más si sabes controlar tus cobros. 

No es rentable mantener relaciones con clientes que no pagan a tiempo. 

 

La importancia de un buen ambiente laboral

Debido a que la mayoría del tiempo de nuestro día a día lo pasamos en la oficina, es muy importante que nos encontremos ante un ambiente laboral agradable. Esto implicará un mayor rendimiento y motivación a la hora de desempeñar las tareas que se nos encomiendan.

Para que el ambiente laboral sea el adecuado hay que tener en cuenta ciertos aspectos:

  1. ARMONÍA ENTRE TRABAJADORES Y SUPERIORES: si un jefe ordena y pide de manera brusca esto hará que la respuesta del trabajador no sea la adecuada, y demuestre falta de empatía y liderazgo. Es muy importante promover la tolerancia y el respeto.
  2. RECONOCIMIENTO HACIA LOS EMPLEADOS: a los empleados nos gusta sentir que el trabajo que estamos llevando a cabo es valorado y que nuestra opinión es considerada a la hora de tomar decisiones en la empresa. Cuando no se reconoce un trabajo bien hecho, el ambiente laboral puede verse deteriorado progresivamente.
  3. LUGAR DE TRABAJO ADECUADO: la distribución de los puestos de trabajo y la decoración, aunque no parezca a priori muy importante, nos ayuda indirectamente a sentirnos cómodos. Otr o aspecto importante dentro del lugar de trabajo es que los equipos y herramientas que utilicemos sean los adecuados ya que si no tenemos los equipos adecuados podemos llegar a sentir frustración además de que nos dificulta la realización de nuestro trabajo.
  4. ORGANIZACIÓN DE TAREAS: dicen que la clave del éxito está en la organización, por lo que disponer de procedimientos y protocolos de trabajos ayudan a desarrollar de manera exitosa nuestros objetivos y favorecen el ambiente laboral.
  5. FOMENTAR EL TEAM BUILDING: esto no es otra cosa que programar actividades fuera del entorno empresarial con el fin de reforzar la idea de equipo y compañerismo. Esto ayudará a combatir el estrés y motivar a los trabajadores.

La importancia de todos estos aspectos es muy grande y beneficia tanto a trabajadores como a empresarios para desarrollar el trabajo diario en un ambiente agradable.

3 PORQUÉS PARA CUMPLIR CON EL NUEVO REGLAMENTO EUROPEO DE PROTECCIÓN DE DATOS (RGPD).

En Cultura Empresarial nos hemos planteado ir dando píldoras informativas que puedan ayudar a profesionales, autónomos y pymes.  La actual ley de Protección de datos 15/1999, se nos ha quedado anticuada y pese a que su cumplimiento ha sido más bien escaso, a partir del 26 de mayo ya será de obligado cumplimiento el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos 2018/679.

Este nuevo Reglamento Europeo, pretende garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas físicas, de una manera homogénea en todo el territorio europeo y superar las distintas legislaciones.

¿Quiénes están obligados?

El cumplimiento será exigible para todas las empresas europeas, los autónomos, la Administración Pública y los sujetos que estén ubicados fuera de la Unión Europea que dirijan sus servicios a usuarios de países miembros o que reciban datos personales desde Europa.

Veamos a continuación los 3 porqués para cumplir con el nuevo RGPD:

1.- PORQUE MEJORA LA IMAGEN DE LA EMPRESA Y LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES.

Los ciudadanos europeos cada vez están mas preocupados por el tratamiento que reciben sus datos personales y se muestran reacios a contratar empresas o profesionales que no muestren y certifiquen un tratamiento correcto de sus datos,  la transparencia en la recogida de los datos e informar adecuadamente el uso que se va a hacer de los mismos revierte en una satisfacción de los clientes y en una mejora de la imagen de la Empresa y su buen gobierno.

2.-PORQUE MEJORA LA GESTIÓN Y SEGURIDAD DE LA EMPRESA.

El nuevo Reglamento impone unos requisitos muy exigentes que obligan a generar procesos y funciones internas que mejoran la gestión, la seguridad física y digital de los datos, así como a realizar evaluaciones de impacto, luchar contra la piratería y evitar que la empresa sea vulnerable.

3.-PORQUE ES UNA OBLIGACIÓN LEGAL CON GRAVES SANCIONES POR SU INCUMPLIMIENTO.

El desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento y el nuevo reglamento viene acompañado de un régimen sancionador que supera con creces a la actual LOPD (mínimo 900€ y máximo 600.000€),  estableciendo para infracciones leves un máximo de 10.000.000€ o el 2% de la facturación si se trata de una empresa, en el caso de que la infracción se considera grave se prevé un máximo de 20.000.000€ o el4% de la facturación si se trata de una empresa.

¿Qué debo hacer para adaptarme al nuevo Reglamento?

  • Elaborar un Registro de actividades de tratamientos.
  • Revisar y adaptar clausulados, para su inclusión en documentación en papel o formato digital. Con el fin de captar el consentimiento válido se adaptarán los documentos donde se recabe el mismo como albaranes, facturas, textos web, etc.
  • Revisar y adaptar los contratos de prestación de servicio.
  • Concienciar a los responsables para reforzar la privacidad por defecto y privacidad desde diseño. Cada vez que en su organización quieran acometer un nuevo proyecto sobre un bien o servicio que vaya a utilizar datos personales.
  • Asignar responsables y determinar funciones.
  • Realizar análisis de riesgos. El RGPD establece que tanto los responsables  como encargados del tratamiento deben aplicar las medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo que conlleva el tratamiento. Esto supone realizar un análisis de los riesgos asociados a cada tratamiento para determinar las medidas de seguridad que se deben de implementar (*).
  • Realizar Evaluación de impacto en aquellos tratamientos que supongan un alto riesgo para los derechos y libertades de los individuos. El RGPD contiene una lista indicativa de tres supuestos en que se considera que los tratamientos conllevan un alto riesgo.
  • Elaborar perfiles sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los interesados o que les afecten significativamente de modo similar.
  • Tratamiento a gran escala de datos sensibles.
  • Observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.
  • Revisar modelos y procedimientos de ejercicios de derechos.
  • Crear un Sistema de notificación de quiebras de seguridad.
  • Ayuda para la designación del Delegado de Protección de datos en aquellas organizaciones obligadas.

¿Qué debo tener en cuenta para el mantenimiento correcto de mi política de protección de datos?

  • Revisar y actualizar el Registro de actividades de tratamiento.
  • Revisar el Análisis de riesgos.
  • Revisar la Evaluación de impacto.
  • Actualizar terminales informáticos en el Documento de Seguridad.
  • Revisar y actualizar la relación de Usuarios Autorizados.
  • Videovigilancia (Elaboración de carteles y cláusulas específicas)
  • Adecuar páginas Web (Política de privacidad, Cláusulas para formularios, etc.)
  • Revisar y Modificar el Documento de Seguridad.
  • Redactar y personalizar contratos, documentos y cartas.
  • Recomendaciones sobre seguridad.
  • Estar atentos a las novedades o actualizaciones que se produzcan en la aplicación dando cumplimiento al apartado 1 del artículo 24 del Reglamento General Europeo. Pueden ser muy habituales:

– Actualizar cualquier cambio en la normativa vigente en materia de protección de datos.

– Actualizar Novedades referentes a legislación relacionada con Servicios de la Sociedad de la Información.

– Incorporar de nuevos modelos documentales y contractuales.

En definitiva,  una problemática bastante compleja que necesita un  asesoramiento bastante importante y especializado,  desde Cultura Empresarial estaremos encantados en poder ayudarte.

Eric Espino Conneely

Consultor en Protección de Datos desde el año 2005.

La Conciliación Amistosa

La conciliación es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y cualificado, denominado conciliador.
La conciliación es un procedimiento con una serie de etapas, a través de las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto encuentran la manera de resolverlo a través de un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
Además de las personas en conflicto, esta figura involucra también a un tercero (en este caso nuestra asesoría Central de Arbitraje) llamado conciliador, que actúa facilitando el diálogo entre ellas y promoviendo fórmulas que permitan llegar a soluciones satisfactorias para ambas partes, con la intención de evitar tener que solventar la disputa por la justicia ordinaria o la justicia arbitral, que perjudicaría en mayor medida a ambas partes, tanto económicamente cómo en el tiempo invertido para solventar el conflicto.

Bienvenidos a Cultura Empresarial

Estimado lector,

Mi nombre es José Pérez, empresario desde el año 1996. En la actualidad  dirijo un grupo empresarial donde prestamos distintos tipos de servicio, tanto a empresas como a particulares.

Desde hace alrededor de 3 años estoy intentando crear este blog con el fin de contarle a todos mis clientes y lectores en general los conocimientos y experiencias que he ido adquiriendo a lo largo de este tiempo. Durante estos años he trabajado para importantes empresas del panorama español e incluso con empresas americanas y noruegas, teniendo contacto con diferentes culturas que han enriquecido  mis conocimientos.

Una de nuestras empresas es una consultoría jurídica donde, cada problema o situación de nuestros clientes, nos hace ir adquiriendo una gran variedad de conocimientos sobre los problemas principales y más frecuentes que tienen lugar en las empresas. Por todo esto,  quiero compartir con ustedes todos aquellos problemas y situaciones que se repiten constantemente en todas las empresas, no quiero decir que sea tu caso, pero seguro que a muchos empresarios les ha pasado, les está pasando, o puede que en un futuro no muy lejano les pueda pasar.

No me enrollo más, nos vemos en el siguiente post con información que, seguramente, será muy interesante para todos ustedes.

José Pérez.